Como hacer la transcripción:
Usando Microsoft
Excel® (el método preferido):
-
Como todas las transcripciones van a ser reunidas en una misma base
de datos, es muy importante que se use el mismo formato en todas las
transcripciones. Haga el favor de seguir las instrucciones minuciosamente.
Si usted es un nuevo voluntario (o una nueva voluntaria) haga el favor
de mandarnos los resultados por e-mail cuando complete la primera
página para ver si hay algún problema antes de continuar.
-
Haga el favor de transcribir los datos por medio de Microsoft
Excel® siguiendo el modelo del ejemplo mas abajo.
Si usted no tiene Microsoft Excel®, puede utilizar
cualquier otro programa de "spreadsheet" siempre y cuando
yo lo pueda leerlo con Excel - puede guardar su spreadsheet
como archivo delimitado por comas. Siempre mande una pagina de prueba
para asegurar que no hay problemas antes de hacer mucho trabajo. También
puede usar cualquier programa de procesar palabras ("word processor")
- pero haga el favor de seguir las instrucciones y el formato descrito
mas adelante.
-
Haga el favor de seguir las siguientes instrucciones exactamente
(vea el ejemplo de transcripción al final de esta página):
-
Use el modelo indicado en el ejemplo al final de esta página.
No es necesario ponerle título a las columnas a no ser
que usted quiera hacerlo para ayudarse en la transcripción
(yo borrare los títulos al unir su contribución
a la base de datos).
-
NO use ningún acento (no queremos ordenar la "á"
separado a la "a").
-
NO use la palabra "y" en frente del segundo apellido
(no queremos ordenar los datos por esta palabra).
-
NO use la dieresis (dos puntos) sobre la letra "u".
Escriba "Aguero" y no "Agüero"
-
SI use la letra "ñ". Usted puede entrarla
manteniendo presionada la tecla "ALT" y entrando la secuencia
"164" en el teclado numérico al extremo de su teclado (si
esto no funciona pruebe con "0241").
-
Use una linea horizontal de celdas para cada soldado
-
Si no hay datos para entrar en una celda, simplemente deje la
celda en blanco.
-
Si la entrada dice "idem" ó "id." NO escriba la palabra "idem". La palabra "idem" significa
"igual que arriba". Suba su vista por la columna hasta que encuentre
la primera entrada que no dice "idem" y entre lo que dice
en esta celda. (Cuando los datos se ordenen, "idem" perderá
su significado)
-
No entre los datos de la referencia del archivo que aparecen
en las ultimas tres columnas ("libro, folio, número"),
y tampoco las "observaciones" que aparecen a la extrema derecha
de algunos nombres.
-
Entre la fecha de ingreso a la guerra en la forma 5-Abr-97 (use las tres primeras letras del mes en Castellano (no lo traduzca
al Inglés - use "Ene, Feb, Mar, Abr,
May, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic").
No es necesario entrar zeros a la izquierda (01 en vez
de 1)
-
En la columna titulada "Cuerpo" entre el código que hemos
asignado a la unidad o Regimiento. Estos códigos se encuentran
en nuestra Lista de Regimientos
Si el primer grupo de soldados en su primera página no
indica el regimiento, pregúntenos y nosotros buscaremos
en la página anterior el regimiento que corresponde.
Si encuentra un Regimiento u otro Cuerpo que no aparece en nuestra
lista, avísenos y nosotros le asignaremos un numero de
código.
-
Una de las ventajas de usar Excel®, es
que una vez que uno ha entrado un dato en una celda, el programa
trata de automáticamente llenar la misma información
en la celda mas abajo en la misma columna. Esto puede ahorrar
algún tiempo. También usted puede copiar datos,
como el "Cuerpo", que se repita en una larga lista de nombres.
Debe tener en cuanta, sin embargo, que a veces esto es contraproducente.
Si usted primero escribe "Jose Antonio" y en una linea
mas abajo escribe "Jose", Excel automáticamente
le añade el "Antonio" y tendrá que manualmente
borrarlo. Mantengase alerta de este funcionamiento para evitar
errores.
Usando un "Word Processor":
-
Favor de ver el ejemplo de transcripción que aparece mas abajo
en esta página.
-
No use ningún tipo "elegante", letras oscuras, subrayados,
subscritos o superscritos. Nosotros necesitamos un archivo de texto
sencillo para poderlo importar a nuestra base de datos.
-
No trate de entrar los datos en un formato de "tabla" dentro
del "Word Processor". Necesitamos los datos en formato de
texto sencillo.
-
Use una linea para cada soldado.
-
Use las mismas reglas de formato para cada campo descritas anteriormente
para Excel®.
-
Separe cada campo de información dentro de una linea usando
una coma. Si no hay información para un campo, simplemente
entre la coma para indicar que salta a la próxima columna (la
base de datos requiere que cada linea tenga el mismo numero de columnas
- por tanto cada linea debe tener exactamente 8 comas separando las
9 columnas, ni mas ni menos.
Como enviar su transcripción después de terminada:
- Haga el favor de guardar su trabajo bajo el siguiente nombre de archivo:
- Xnnnnn.xls (en el caso de un archivo Excel®),
o
Xnnnnn.txt (en el caso de un archivo de "word
processor" - asegúrese de guardarlo como un archivo de texto
sencillo tipo ".txt")
donde:
- "X"; el la primera letra de la lista de apellidos que
usted esta transcribiendo
"nnnnn"; es el número del primer soldado que aparece
en la página.
Como ejemplo, si el Sargento Ballate, en el ejemplo al final de la
pagina, era el primer nombre en la página, el archivo Excel® debe llamarse B5309.xls y el archivo de "word processor" debe
llamarse B5309.txt. Esto nos ayudará a mantener la razón
cuando recibamos archivos de muchos diferentes voluntarios.
- Después de completar cada página, haga el favor de mandarlas
a ambas de las siguientes direcciones:
NO mande la transcripción a la lista CUBA-L.
Nosotros comprobaremos el formato, convertiremos el archivo a la
base de datos y la pondremos en el Web tan pronto sea posible.
Unos apuntes finales:
-
Trabaje a su propio paso. Si usted encuentra que no le es posible
continuar por cualquier razón, haga el favor de avisarnos lo
antes posible para que podamos pasar el trabajo por hacer a otro voluntario.
-
Los datos se pondrán en el Web en la siguiente dilección
URL: http://www.cubagenweb.org/mil/mambi/e-index.htm
-
Planeamos poner los nombres de todos los voluntarios a no ser que
usted nos digan que no. Haga el favor de decirnos si prefiere mantenerse
anónimo.
¡Muchas gracias de parte de todos los interesados en la genealogía
Cubana!
María de la Torre y Ed Elizondo
Ejemplo de Transcripción
Datos Originales:
Cuartel General del General en Jefe
5309 |
Ballate Mantecón,
Manuel |
Bernardo, Concepción |
Sargento 1o |
20 |
Abril |
95 |
1 |
99 |
134 |
5310 |
Brizuela, Ismael |
|
Idem |
12 |
Junio |
95 |
1 |
103 |
158 |
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Transcripción usando Excel®:
# |
Apellido
1 |
Apellido
2 |
Nombre(s) |
Padre |
Madre |
Grado |
Fecha
de Ingreso |
Cuerpo |
5309 |
Ballate |
Mantecon |
Manuel |
Bernardo |
Concepcion |
Sargento 1o |
20-Abr-95 |
C-HQ |
5310 |
Brizuela |
|
Ismael |
|
|
Sargento 1o |
12-Jun-95 |
C-HQ |
|
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Transcripción de "Word Processor":
5309,Ballate,Mantecon,Manuel,Bernardo,Concepcion,Sargento 1a,20-Abr-95,C-HQ
5310,Brizuela,,Ismael,,,Sargento 1a,12-Jun-95,C-HQ
(note el mismo numero de comas, 8 en cada línea)
Favor de notar:
-
Apellido 1 = primer apellido listado
-
Apellido 2 = segundo apellido (de estar presente - siempre aparece
antes de la coma en la lista original)
-
Nombre = nombre(s) de pila (incluya iniciales si las hay - siempre
aparece después de la coma)
-
Padre = nombre de pila del padre (generalmente el primero de los
dos nombres de padres, antes de la coma)
-
Madre = nombre de pila de la madre (después de la coma)
Si solo aparece un nombre use su mejor juicio - si termina en "o"
generalmente es el nombre del padre, si termina en "a" de la madre.
-
Grado = grado indicado (no entre la palabra "idem")
. Entre los grados de Sargento como "Sargento 1o"
o "Sargento 2o". No use superescritura.
-
Ingreso = fecha de ingreso a la Guerra (éntrela de
forma dd-Mon-yy)
-
Cuerpo = nuestro código correspondiente al Regimiento que
aparece encabezando la lista de nombres. Obtenga este código
de nuestra Lista de Regimientos, o pregúntenos
si no lo puede encontrar.)
Preguntas y Respuestas
Hemos recibido algunas preguntas y pensamos que quizás ayude el
ponerlas aquí con las respuestas.
Primero déjeme explicar que voy a tomar su transcripción
y convertirla en un archivo de texto delimitado por comas, muy similar
a la transcripción de "word processor" descrita anteriormente.
Pensé que usando Excel haría el trabajo mas fácil
manteniendo la información alineada en las columnas, facilitando
copiar los datos repetidos como nombres de regimientos, y evitar el uso
de tipografía especial (la base de datos requiere el texto sencillo).
Aquí tienen el primer grupo de preguntas y respuestas:
-
En el ejemplo de la transcripción Excel, bajo "Grado" tiene
"Sargento" y "1o" en lineas sucesivas. ¿Pueden ponerse en la
misma línea?
R: La base de datos requiere que la información de cada soldado
se ponga en una sola linea. (En el ejemplo los datos se doblaron para
caber en la pantalla). No importa si el texto se dobla dentro de una
celda de Excel - todo se endereza cuando lo convierto a texto simple.
¡Por favor no use la tecla de "Entrar" para general dos lineas
separadas en una misma celda!
Por Cierto - La "o" es en realidad un superscripto muy difícil
de leer - originalmente yo creía que era una "a" y se refería
a "Sargento de 1a Clase", pero es una "o" y creo se refiere
a "Sargento de 1o Grado" - ¿Sabe alguien el significado?
-
Entendemos que debemos mandar la primera página que completemos
para revisar que no hay problemas, pero ¿Debemos mandarle cada
página a medida que la completemos o solo cuando hayamos completado
las otras 9 páginas?
R: Después que yo compruebe la primera página, puede
mandar una página a la vez o un archivo conteniendo varias
páginas. Puede, si quiere, romper la continuidad en el medio
de una pagina - como usted prefiera. Yo voy a reunir todos los datos
en un archivo grande para cada letra del alfabeto. La razón
de pedir una página de prueba es evitar que alguien hiciera
todo el trabajo de transcribir 700 nombres y hacer una transcripción
de formato incompatible por una mala interpretación de mis
instrucciones. Yo puedo arreglar muchos errores al "por mayor" con
mi editor de programas pero no puedo corregir todos los tipos de errores.
-
Y si lo mandamos como un bloque de nueve páginas - ¿deben
tener nueve nombres de archivos diferentes o solo uno?
R: De cualquier modo esta bien. Siempre use un nombre diferente para
cada archivo, no importa el numero de páginas. Siempre use
la primera letra y el numero del primer soldado en la primera pagina
del bloque - esto asegurará que los nombres de los archivos
no se repitan y facilitará el combinar los archivos dentro
de la base de datos principal.
Favor de NO mandar la misma información de nuevo. Eso solo
nos causará confusión y puede dar lugar a errores. Si
mas tarde encuentra algún error, envie un e-mail ("correo-e"
o "emilio") mencionado el numero del soldado y el error y lo arreglaremos
en la base de datos principal.
-
¿Nos informará usted si nuestra primera página
esta correcta (o si no)?
R: Si, yo notificaré a cada voluntario individualmente a medida
que reciba las transcripciones y las compruebe.
-
¿Quiere que pongamos un borde alrededor de cada "celda" (o
sea alrededor de cada nombre, grado, fecha, etc.) o quiere solo el
texto sencillo, bien alineado?
R: Texto sencillo, por favor - todo va a ser convertido a texto sencillo
de todas maneras. El alineamiento dentro de cada celda no importa,
deje que el texto se doble dentro de la celda (seleccione todo el
grid ("spreadsheet") y encienda el doblo de texto ("text wrap") bajo
el menú (format ->cell ->alignment). No trate de mejorar como
luce el texto dentro de la celda.
-
¿Informará usted a todos los voluntarios personalmente
si hay alguna actualización de las instrucciones o la lista
de regimientos, etc.?
R: Buena idea, nosotros mantenemos una lista de distribución
de e-mail para poder notificar a los voluntarios directamente (de
esa manera no llenamos la lista CUBA-L de mensajes de tipo administrativos).
Estamos seguro que tendremos que hacer aclaraciones a medida que el
trabajo progrese. Ya tuvimos que añadir 2 nombres nuevos de
regimientos cuando estabamos transcribiendo los datos de el apéndice.
También encontramos que algunas entradas en el apéndice
no tenían el nombre del regimiento así que pusimos una
"M" por "miscelánea" para mas adelante tratar de arreglarlo
si encontramos los datos.
-
En mi lista tengo, por ejemplo - Aguilera (ó Aguila) Mariano.
¿Como quiere que tratemos esta situación?
R: hay dos maneras de manejar esta situación - una es de entrar
los datos igual que en el original (pero sin el acento). Otra manera
es hacer dos entradas, una bajo cada uno de los apellidos, pero también
indicando la forma alternativa. De esa forma, una búsqueda
encontraría la entrada por cualquiera de los dos apellidos.
En este ejemplo creo que es mejor hacer dos lineas como sigue:
9999,Aguilera (o Aguila),.,Mariano....(etc)
9999,Aguila (o Aguilera),.,Mariano....(etc)
-
¿Como debemos poner las letras en superscripto (letras superiores)?
No he logrado hacerlas en Excel.
R: No use las letras superscriptas - use "1o" en vez de "1o".
Después que terminemos yo puedo, con mi editor, hacer un cambio
global para restaurar las letras superscriptas directamente en el
idioma html del web.
-
A algunos de mis nombres le falta el día en la fecha. Por
ejemplo, uno dice solo "Abril 95". ¿como podemos indicar esto?
R: Simplemente escriba un "?" en lugar de cualquier dato que falte,
por ejemplo: "?-Abr-95".
-
¿Hay algunos consejos que puede darnos para poder decidir,
cuando hay solo un nombre de los padres, si es masculino o femenino?
Tengo entendido que si termina en "o" probablemente es masculino y
si termina en "a" probablemente es femenino. ¿Se puede confiar
en eso? Uno puede revisar los otros nombres en la lista y si el tal
nombre aparece como parte de un par (o sea si aparecen los nombres
del padre y también de la madre) entonces será aparente
si es masculino o femenino. Como ultimo recurso (en vez de adivinar),
a María parece no le importa contestar preguntas.
R: Si, esa es la regla general y es bastante confiable. Ed o María
con gusto le contestará sus preguntas.
-
¿Que debemos hacer si no estamos seguro como se deletrea un
nombre? Yo tengo el numero 286 que parece ser "Leoncio Arias" pero
no estoy el 100% seguro y me disgusta el adivinar.
R: Mándenos un e-mail mencionando el número - nosotros
quizás lo logremos descifrar consuoltando una mejor copia o
el libro original. Simplemente haga nota del problema y mándelo
en un e-mail para tratar de arreglarlo mas adelante.
-
¿Que debemos hacer si creemos que hay algún error en
el original? Por ejemplo, mi número 78 dice - "Alfonso Madan,
Pedro", con la coma después del Madan. ¿Puede ser Alfonso
el primer apellido de este individuo?
R: Si, Alfonso puede también ser apellido. Estoy seguro que
encontraremos errores de verdad, pero debemos evitar crear errores
nuevos - trate de transcribir los datos exactamente como están
escritos. Ya hemos encontrado varios soldados con nombres femeninos.
Yo nunca oí de haber mujeres soldadas pero pueden haber habido
enfermeras, etc.
-
Probablemente ya leyó sobre el regimiento que encontré
que no estaba en su lista. Era el Cuartel General del Departamento
Occidental, que incluye los soldados numerados del 73 al 87. María
me dijo que inventara un código y yo pienso que el "W-HQ" probablemente
es apropiado.¿Lo adiviné bien?
R: Si, ¡usted adivinó mi sistema! - pero no deje de decirme
si inventa un nuevo código para acordarme de añadirlo
a la lista.
-
Espero que la gente no este escribiendo "idem". Se que usted ya lo
ha mencionado, pero no seria mal el repetir como manejar este caso.
R: Hasta ahora nadie ha hecho esto. "idem" e "id." significan "igual
que arriba". Por supuesto no se deben usar estas expresiones cuando
los datos se van a reordenar. Quizás ha notado que los nombres
en el original no aparecen en orden alfabético, aun dentro
del mismo cuerpo. Uno de los beneficios de hacer una transcripción
electrónica es que permite ordenar todos los nombres
alfabéticamente. La pagina que muestra la base de datos automáticamente
pone los nombres en orden. Es por eso que demora unos segundos en
mostrar los nombres en el grid.
-
Cuando entro las fechas, algo raro pasa - algunas veces se alinea
la fecha a la izquierda de la celda y otras a la derecha. ¿Que
está sucediendo y como puedo evitarlo?
R: Lo que está pasando es que Excel está reconociendo
la fecha que usted esta entrando como información de tipo "fecha"
(en vez de texto simple), pero solo cuando el mes usa la misma abreviatura
que en el idioma Inglés. Las fechas con meses en idioma Castellano,
como "15-Ene-95" no son reconocidas y son admitidas como texto sencillo.
Cuando yo exporto los datos del Excel a un archivo delimitado por
comas para la base de datos, ambos son convertidos a texto sencillo
así que esto no importa. Si le molesta, usted puede hacer que
Excel no haga esto. Seleccione la columna de "Fecha" (o el tablero
completo) y escoja la opción"Text" bajo el menú "Format"->"Cell"->"Number".
Esto tiene que hacerlo ANTES de entrar ningún dato. Si lo hace
después de que haya entrado datos, las fechas en Inglés
se convertirán en un numero de serie que corresponde al numero
de días desde Enero 1900 (1904 en el Macintosh - no me pregunte
la razón). Si accidentalmente usted hace esto, vaya inmediatamente
al menú de "Edit" y seleccione "Undo Cell Formatting" para
convertir los números otra vez en fechas.
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